Інформаційні системи в менеджменті

Інформація, рішення та управління.

У загальному розумінні інформація — це незвичайний ресурс, використання якого не зменшує його кількості та якості. Через те, що вартість інформації, включаючи витрати на збирання, зберігання, пошук і оброблення, значна, величезну перевагу має її колективне використання. Отже, однією з головних цілей розроблення інформаційних систем є полегшення колективного використання інформації.
Головні труднощі колективного користування інформацією виникають через ілюзорність поняття інформації в порівнянні з іншими ресурсами і через відсутність розуміння її структури і елементів. Для того, щоб колективно використовувати інформацію, споживачі мають відчути зручність і корисність цього. На жаль, потреби в інформації для двох споживачів рідко, якщо взагалі це можливо, бувають однаковими, хоч вони і подібні та містять спільні компоненти. Але ці загальні компоненти можна колективно використовувати, якщо вони виділені й у відповідний спосіб ідентифіковані.
Інформація являє собою сукупність відомостей про факти, об’єкти, події та ідеї, які в даному контексті мають цілком певне значення. Її можна створювати, передавати, нагромаджувати, збе-рігати, шукати, приймати, розмножувати, обробляти, знищувати. Обов’язковими вимогами до інформації є наявність її носія, джерела і приймача інформації та каналів зв’язку між ними.
З іншого боку, інформацію можна визначити як сукупність символів-образів, які несуть змістовне навантаження. Деяка кількість інформації може розглядатися з трьох головних поглядів:
а) з поведінкового погляду створення порції інформації здій-снюється з деякої причини, а одержання цієї інформації може привести до певного результату — спостережуваної дії чи розумової операції;
б) з математично-лінгвістичного погляду порція інформації може бути описана зіставленням її з іншою інформацією, вказівкою на її зміст і структуру;
в) з фізико-технічного погляду розглядаються фізичні аспекти проявів інформації: її матеріальний носій, розв’язувальна здатність і точність, з якими вона фіксується, кількість інформації, яка виробляється або приймається, тощо.
Важливість інформації як економічної категорії є однією із характеристик сучасної «постіндустріальної» епохи. При цьому визначальною її особливістю є корисність для користувачів, зокрема, за розроблення та впровадження організаційно-керуючих рішень. Фактично корисність (релевантність) інформації дає змогу безпосереднім користувачам відрізняти її від даних, які являють собою відомості про різні об’єкти, подані в формалізованому вигляді, придатному для оброблення автоматичними засобами за можливої участі людини.
Можна виділити такі дванадцять ознак корисності інформації
1. Своєчасність
2. Достатність
3. Рівні деталізації та агрегації
4. Зрозумілість
5. Недопущення зміщення
6. Релевантність
7. Зіставлюваність
8. Надійність
9. Надмірність
10.Економічна ефективність (рентабельність)
11.Квантифікація (можливість кількісного вираження якісної інформації)
12.Прийнятність формату

Найважливішими, з практичної точки зору, властивостями інформації є цінність, достовірність та актуальність.
Цінність інформації — визначається забезпеченням можливості досягнення мети, поставленої перед отримувачем інформації.
Достовірність — відповідність отриманої інформації об'єктивній реальності навколишнього світу. У властивості достовірності виділяються безпомилковість та істинність даних, а також адекватність. Під безпомилковістю розуміється властивість даних не мати прихованих випадкових помилок. Випадкові помилки в даних обумовлені, як правило, неумисними спотвореннями змісту людиною чи збоями технічних засобів при переробці даних в інформаційній системі.
Актуальність — це міра відповідності цінності та достовірності інформації поточному часу (певному часовому періоду)
Кумулятивність визначає такі поняття, як гомоморфізм, та вибірковість. Гомоморфізм — співвідношення між об'єктами двох множин, при якому одна множина є моделлю іншої. Дані, спеціально відібрані для конкретного рівня користувачів, володіють певною властивістю — вибірковістю.
Часові властивості
Часові властивості визначають здатність даних передавати динаміку зміни ситуації (динамічність). При цьому можна розглядати або час запізнення появи в даних відповідних ознак об'єктів, або розходження реальних ознак об'єкта і тих же ознак, що передаються даними. Відповідно можна виділити:
 Актуальність — властивість даних, що характеризує поточну ситуацію;
 Оперативність — властивість даних, яка полягає в тому, що час їхнього збору та переробки відповідає динаміці зміни ситуації;
 Ідентичність — властивість даних відповідати стану об'єкта.
Властивість недоступності
При розгляді захищеності даних можна виділити технічні аспекти захисту даних від несанкціонованого доступу та соціально-психологічні аспекти класифікації даних за мірою їхньої конфіденційності та секретності (властивість конфіденційності)2.
Інші властивості інформації
Суспільна природа — джерелом інформації є пізнавальна діяльність людей, суспільства.
Мовна природа — інформація виражається за допомогою мови — знакової системи будь-якої природи, яка служить засобом спілкування, мислення, висловлювання думки. Мова може бути природною, що використовується у повсякденному житті та служить формою висловлення думок і засобом спілкування між людьми а також штучною, створеною людьми з певною метою (наприклад, мова математичної символіки, інформаційно-пошукова, алгоритмічна та ін. мови.
Невідривність від мови носія
Дискретність — одиницями інформації як засобами висловлювання є слова, речення, уривки тексту, а у плані змісту — поняття, висловлювання, описання фактів, гіпотези, теорії, закони тощо.
Незалежність від творців
Старіння — головною причиною старіння інформації є не сам час, а поява нової інформації, з надходженням якої попередня інформація виявляється невірною, перестає адекватно передавати явища та закономірності матеріального світу, людського спілкування та мислення).
Розсіювання — існування у багатьох джерелах.
Види інформації
Інформацію можна поділити на види за кількома ознаками:
За способом сприйняття
Для людини інформація поділяється на види залежно від типу рецепторів, що сприймають її.
 Візуальна — сприймається органами зору. Ми бачимо все довкола.
 Аудіальна — сприймається органами слуху. Ми чуємо звуки довкола нас.
 Тактильна — сприймається тактильними рецепторами.
 Нюхова — сприймається нюховими рецепторами. Ми відчуваємо аромати довкола.
 Смакова — сприймається смаковими рецепторами. Ми відчуваємо смак.
За формою подання
За формою подання інформація поділяється на такі види:
 Текстова — що передається у вигляді символів, призначених позначати лексеми мови;
 Числова — у вигляді цифр і знаків, що позначають математичні дії;
 Графічна — у вигляді зображень, подій, предметів, графіків;
 Звукова — усна або у вигляді запису передачі лексем мови аудіальним шляхом.
За призначенням
 Масова — містить тривіальні відомості і оперує набором понять, зрозумілим більшій частині соціуму"
 Спеціальна — містить специфічний набір понять, при використанні відбувається передача відомостей, які можуть бути не зрозумілі основній масі соціуму, але необхідні і зрозумілі в рамках вузької соціальної групи, де використовується дана інформація"
 Особиста — набір відомостей про яку-небудь особистість, що визначає соціальний стан і типи соціальних взаємодій всередині популяції.


Управлíння- перетворення інформації про стан об'єкта в командну інформацію від суб'єкта.
Це цілеспрямований програмований чи довільний вплив на об'єкти задля досягнення кінцевої мети за допомогою процесорів, явищ, процесів, коли є з ними взаємодія в режимі детермінованої чи довільної програми/регламенту. Управління проектом/об'єктом-системою, її компонентами та процесами, з метою підвищення ефективності функціонування систем відбувається ще на етапі системного проектування, створення/утворення, формування, розвитку, становлення, функціонування/життя системи. Ефективність управління визначається адекватністю дій управління щодо об'єкта управління.
Управління є першим етапом тактичного рівня в алгоритмі системно-організаційній діяльності. Управління є координуючим, адміністративним, виконавчим рівнем в тактиці. Стратегічне управління пов'язане з аналізом проблем, виявленням крайових умов задач, пошуку оптимальних моделей рішень, забезпечення виконавчими процесорами, ресурсами, програмою дій, в тому числі керівними процесорами чи кадровими управлінцями для тактичного, виконавчого рівня проекту/об'єкта-системи.

 Ситуаційне управління — прийняття стратегічних рішень в міру виявлення потенційних проблем.
 Цільове управління — метод управлінської діяльності, оснований на виділенні найважливіших у даний період завдань, на здійснення яких спрямовуються головні зусилля керуючої організації.

Сучасна наука розглядає управління як функцію організованих систем, що забезпечує збереження їх певної структури, підтримку режиму діяльності, реалізацію їх цілей і програм.
Суть управління найбільш адекватно визначається через термін “вплив”, який вказує на головне в управлінні – момент впливу на свідомість, поведінку і діяльність людей. Управління має місце тоді, коли деякий суб'єкт на щось впливає, щось змінює, перетворює, переводить з одного стану в інший, чомусь надає новий напрямок руху або розвитку, тому якщо немає дієвого впливу, який би забезпечував досягнення певної мети, то немає й управління.

Управління завжди здійснюється з метою досягнення певних цілей, а реалізація цілей будь-якого організаційного формування забезпечується шляхом прийняття і виконання численних рішень.
Вироблення рішення — це творчий процес вибору однієї або декількох альтернатив із множини можливих варіантів дій, спрямованих на досягнення поставлених цілей. Воно є процесом, який реалізується суб'єктом управління та визначає дії, спрямовані на досягнення наперед визначеної цілі в певній фактичній чи запроектованій ситуації.
Вироблення управлінського рішення — творча, вольова дія суб'єкта управління на основі знання об'єктивних законів функціонування керованої системи й аналізу інформації про це, яка полягає у виборі цілі, програми і способів діяльності з її досягнення або у зміні цілі.
Потреба в прийнятті рішення виникає у зв'язку із зовнішніми обставинами (припис вищестоящого органу управління, координація і регулювання відносин з іншими органами управління) і внутрішніми (відхилення від заданих параметрів діяльності, виникнення резервів, порушення дисципліни, заохочення працівників тощо). Рішення є відповідною реакцією на внутрішні й зовнішні впливи. Вони спрямовані на розв'язання проблем і максимальне наближення до заданої цілі.

+