Інформаційні системи в менеджменті

1.Роль інформаційних систем в управлінні сучасними організаціями
Колись давненько, коли людина ще не користувалась ні комп"ютерними технологіями, ні мережею Internet, у людини з"явилась романтична мрія. Вона назвала цю мрію Xanadu, автором був комп"ютерний мрійник Тед Нельсон. За його задумом, доступ до усіх людських знань (інформаційного ресурсу): документів, зображень, звуків та відеозображень - можна було отримати негайно та в будь-який час, в будь-якому місці будь-ким, хто тільки мав комп"ютер.
Тед Нельсон передбачив світ, в якому вся інформація буде зв"язана між собою в одну світову павутину гіпертексту та гіпермедіа. В такому світі всесвітня бібліотека інформації буде розподілена серед множини невеликих комірок пам"яті з несумісними форматами даних та протоколів. Тед Нельсон передбачив світ, що настільки відрізнявся від існуючого на той час, наскільки сьогоднішній відрізняється від світу, що існував до винайдення Гутенбергом друкуючого верстата.
Мрія Теда Нельсона здійснилась в наші часи за допомогою використання міжнародних інформаційних технологій.
Ще в Стародавній Греції вважали, що слово "технологія" (від грецького techne -мистецтво, майстерність, вміння) - це майстерність робити речі. Тобто технологія - це сукупність методів обробки, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини, матеріалу або напівфабрикату, здійснюваних в процесі виготовлення продукції. Задача технології як науки - виявлення фізичних, хімічних, механічних та інших закономірностей з метою визначення та використання на практиці найбільш ефективних та екологічних виробничих процесів.
Технологія, як набір практичних правил, навичок, секретів виробництва окремих матеріалів, відома з прадавніх часів. Поняття технології використовується у вузькому та широкому розумінні. У вузькому розумінні під технологією розуміють конкретні технологічні операції (наприклад, встановлення різця під тим чи іншим кутом; очищення оперативної пам"яті тощо). В широкому розумінні технологія є спосіб освоєння людиною матеріального світу за рахунок соціальної діяльності людини. Ця діяльність включає три компоненти:
1. інформаційний (наукові принципи);
2. матеріальний (засоби праці);
3. соціальний (фахівці, що володіють професійними навичками).
Ця тріада складає суть сучасного розуміння технологій. Новизну кожної технології визначають наукові принципи, що в ній закладені.
Будь-яке виробництво (матеріальне чи соціальне) досягає досконалості лише тоді, коли воно використовує досягнення сучасних технологій. Так і в інформаційному виробництві, після створення ЕОМ-інструментарію для переробки інформації, почався етап розробки методів її ефективного використання. Широке застосування засобів сучасної комп"ютерної техніки та їх багатогранність приводять до становлення новітніх інформаційних технологій (Іnternet-технології, ІР-технології, WАР-технології, РR-технології тощо) та формування сучасної інфраструктури суспільного виробництва. Предметом інформаційних технологій як науки є аналіз фундаментальних відношень в новітніх інформаційних системах. Більше того, вважається, що власне з моменту створення великих (складних) інформаційних систем почався розвиток новітніх інформаційних технологій.
Роль інформаційних систем в управлінні сучасними організаціями.

Якщо років 50 чи 100 тому управління могло відбуватися без участі електронно-обчислювальних машин, то вже сьогодні - у ХХІ столітті - таке управління буде виглядати не повним, не досконалим і приреченим у сучасних умовах до частих невдач.
В області менеджменту інформаційні комп"ютерні системи відіграють сьогодні досить велику роль, хоча вдали не вирішальну, оскільки управління все ж таки більше пов"язане з людським, а не машинним фактором. Проте у морі інформації швидкодія обчислювальної техніки стає у пригоді. Так, комп"ютери дають змогу аналізувати і порівнювати мільйони інформаційних одиниць за лічені долі секунди, за допомогою певних програм можна швидко простежувати динаміку розвитку тих чи інших даних, збір інформації відбувається практично миттєво (особливо в умовах окремого підприємства), полегшується зв"язок з співробітниками чи клієнтами. Зростають можливості керуючого персоналу (менеджерів).
Окрім цього слід згадати всесвітню комп"ютерну мережу Інтернет, через яку можна займатися як продажем чи купівлею сировини, готової продукції, так і підбирати потрібні кадри, потрібну інформацію професіоналів по тому чи іншому питанню.
Концепція маркетингу за багато років свого існування перетерпіла ряд змін. Сьогодні найбільшу популярність набула модель "маркетингового керування", тобто довгострокового планування і прогнозування, що спирається на дослідження ринку, поводження і звичок покупця, використання комплексних методів формування попиту і стимулювання посередників, задоволення потреб конкретних цільових груп покупців. У центрі сучасної концепції маркетингу знаходиться споживач. І якщо до останнього часу можливість одержання його "рентгенівського знімка" представлялася практично нереалищуемой, те зі становленням інтерактивних каналів зв"язку мрії про "прозорий" покупці стали здобувати реальні форми.
Сучасне суспільство надає усе більшій кількості своїх членів право вибору при покупці товарів і послуг. І вибір цей у першу чергу базується на якості обслуговування. Споживач вже оцінив переваги інтерактивного контакту з продавцем, головними з який є швидка реакція на запити, висока швидкість виконання замовлень, зручність одержання майже необмеженої інформації. Дослідження, проведені в Німеччині, показують, що середній вік мандрівників по кіберпростору складає 29 років; 62% з них чи мають вище утворення, чи близькі до його завершення.
Вищі керівники ряду компаній продовжують вважати, що контингент користувачів глобальних мереж складають лише одні студенти й університетські професора, що у кіберпросторі займаються винятково пошуком наукової інформації і нічого не купують. Дані німецьких комерційних банків свідчать про зворотний. Так велика частина звертань до WEB-сервера найбільшого з них - Deutsche Bank - здійснюється з домашніх ПК і з місць роботи, а не з вузівських і шкільних стін.
Відмінною рисою INTERNET як нової інфраструктури маркетингу і збуту є той факт, що тут поки не діє основний принцип ринкової економіки: попит народжує пропозицію. Досвід багатьох країн свідчить, що не споживач визначає обсяг цифрових послуг. Навпроти, постачальники і виробники дійдуть висновку про необхідність стрибнути на підніжку експресу, що відходить "INTERNET". І це не тільки питання престижу, але і побоювання, що кращі місця на цьому перспективному ринку розхапають інші.
Не менш важливою перевагою електронних каналів є більш тісний контакт із покупцем. Інтерактивний контакт із покупцем забезпечує також більш тісну прив"язку їх до фірми. Рагнал Нільсон, шеф інформаційного відділу одного з найбільших торгових будинків у ФРН Karstadt, не сумнівається в тому, що в століття глобальної електронної торгівлі уважне ставлення до покупця стане вирішальним фактором у конкурентній боротьбі, оскільки суперники будуть знаходиться на відстані одного щиглика миші.
"Населення" кіберпростору поки складається майже винятково з чоловіків (за різними оцінками, на 70-90%). У цьому зв"язку, наприклад, постачальники автомобілів знаходяться в кращому положенні в порівнянні з продавцями продуктів харчування й одягу, тому що останні вибираються в основному жінки, а вони не дуже полюбляють ПК. Товар, що просувається, повинний становити інтерес для вікової категорії 18 - 40 років, оскільки саме до неї відноситься 70% "населення" кіберпростору.
Не можна, однак, випустити з уваги той факт, що стовідсоткові споживачі електронного ринку, яких у Росії і в Україні, не більше півмільйона, мають родичів і друзів, здебільшого ще, що не пізнали можливостей кібернетичного світу, але є його непрямими споживачами.

Окрім цього слід згадати методи, які використовує менеджмент при розробці управлінських підходів у керуванні тим чи іншим підприємством. Використання моделей дозволяє приймати рішення, при обґрунтуванні яких враховуються всі фактори і альтернативи, що виникають в складних умовах виробничо-господарської діяльності. Тому моделювання розглядається як найефективніший спосіб оптимізації управлінських рішень. Модель - це відображення в схемі, формулі, взірці тощо характерних ознак об"єкту, який досліджується. Вона є спрощеною конктеною життєвою (управлінською) ситуацією, іншими словами в моделях певним чином відображаються реальні події, обставини тощо. А хто, як не інформаційні комп"ютерні системи можуть на сьогоднішній день повноцінно, а головне - оперативно відтворювати ті чи інші моделі, опираючись на конкретні цифри чи факти, який збирає з сьогодення віртуальний світ.
Світова практика виробила певний порядок розробки моделей. Найдоцільніше застосовувати наступний процес їх побудови:
- Постановка завдання.
- Формування моделі.
- Перевірка моделі на достовірність.
- Використання моделі.
- Відновлення моделі.
В процесі перевірки, використання та відновлення моделей слід враховувати похибки, які знижують їх ефективність:
- недостовірні вхідні умови (припущення);
- інформаційні обмеження;
- страх користувачів;
- недостатня практична перевірка;
- надмірно висока вартість побудови;
- недостатнє врахування чинних факторів тощо.
Американський менеджмент давнехонько використовує ЕОМ при найбільш розповсюджених способах моделювання:
Теорія ігор. Моделює вплив прийнятого рішення на конкурентів. Ця теорія найперше розроблялась військовими.
Теорія черг. Визначає оптимальне число каналів обслуговування по відношенню до потреби в них (так звана модель оптимального обслуговування).
Моделювання управління запасами. Визначає розміщення замовлень, їх кількість, обсяг готової продукції на складі.
Лінійне програмування. Забезпечує оптимальний спосіб розгляду ресурсів при наявності конкретних потреб. Моделі лінійного програмування найбільш популярні у менеджменті.
Імітаційне моделювання. Дає практичний спосіб застосування моделі замість реальної системи.
Економічний аналіз, тобто метод оцінки витрат та економічних вигод. Базується на визначенні економічних умов, при яких підприємство стає вигідним. Зрозуміло, що основною умовою буде ситуація, коли загальний дохід зрівнюється з підсумковими витратами.
Платіжна матриця. Це статистичний метод, який дозволяє із кількох варіантів вибрати найбільш оптимальне рішення. При цьому платежі (грошові винагороди, барыш тощо) представляються у формі таблиці.
Дерево рішень, являє собою схематичне відображення дій у менеджменті з урахування фінансових результатів, ймовірності отримання їх позитивного значення, можливості порівняння альтернатив.
Прогнозування, тобто моделювання майбутніх управлінських ситуацій. Оскільки воно відіграє суттєву роль у менеджменті, то його слід розглянути окремо.
На сьогоднішній день не мислиме без підтримки обчислювальної техніки оперативне і найбільш вірогідне прогнозування (спосіб, при якому використовується накопичений в минулому досвід та поточні припущення з метою визначення майбутнього). На сучасному етапі найчастіше використовуються такі прогнози:
- економічні;
- соціальні;
- розвитку конкуренції;
- розвитку науково-технічного прогресу;
- розвитку технології;
- розвитку суспільства;
- розвитку сільського господарства тощо.
Можна виділити наступні групи методів прогнозування:
1) Неформальні методи:
- прогнозування на базі словесної (вербальної) інформації, отриманої з допомогою радіо, телебачення, розмов, телефонограм тощо;
- прогнозування на засадах письмової інформації, яка відображається у газетах, журналах, бюлетенях, звітах тощо;
- прогнозування за результатами промислового шпіонажу.
2) Формальні методи:
а) Кількісні методи прогнозування:
- аналіз минулих рядів. Виходить з того, що минуле може повторитися у майбутньому;
- причинно-наслідкове (каузальне) моделювання. Використовується у менеджменті для прогнозування тих ситуацій, які знаходяться у залежності більше ніж від однієї змінної величини. В статистиці цей спосіб прогнозування називається кореляцією.
б) Якісні методи прогнозування:
- думка журі. Представляє собою поєднання та усереднення думок експертів - членів журі (ради, комісії тощо);
- сукупна думка збутовиків. Ґрунтується на передбаченні попиту групою досвідчених торгових агентів;
- модель очікування споживача. Базується на результатах опитування клієнтів;
- метод експертних оцінок. Представляє собою процедуру, яка дозволяє групі експертів приходити до певної згоди.
Інформаційні системи - це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз і банків даних, методів процедур обробки даних, персоналу управління, які реалізують функції збирання, передавання, обробки і накопичування інформації для підготовки і прийняття ефективних управлінськіх рішень. Структура для інформаційних систем показана на малюнку.
Якість управління та прийняття рішень в економіці тісно пов"язана з використанням сучасних засобів комп"ютерної техніки та інформаційних технологій. Основним підходом до їх використання являється створення та застосування інформаційних систем (ІС) у менеджменті.
З вищенаведеного чітко видно, яке важливе місце на сьогоднішній день починають займати інформаційні комп"ютерні системи в менеджменті. Починаючи від обладнання робочого місця управляющего, окремого підприємства, завершуючи виходом у всесвітню мережу Інтернет, підтримуванням зовнішніх зв"язків з ринковими та управлінськими явищами та процесами.
Сьогодні не можливий якісний менеджмент без комп"ютерних знань, без використання новітнього програмного забезпечення та моря корисної інформації, яку пропонує віртуальний простір для справи менеджменту.