Інформаційні системи в менеджменті

12. Мета створення управлінських інформаційних систем

Під інформаційною системою розуміють сукупність видів діяльності, що забезпечують збір, переказ, зберігання, відбір, обробку, видачу та подання інформації на запит управління. Завданням інформаційної системи є забезпечення достатньої кількості правильних та докладних даних у потрібний час для підготовки рішення.
Інформаційна система може бути ручною, механізованою чи автоматизованою залежно від того, які засоби використовуються для виконання завдань, що стоять перед нею. Управлінські інформаційні системи в державному управлінні належать до класу управлінських інформаційних систем (Management Information System — MIS).

Технологічною основою управлінської інформаційної системи є інформаційний процес. Він складається з таких процедур:
• збір даних, реєстрація — метою є одержання точного, своєчасного, достовірного і повного відображення всієї інформації про діяльність необхідних об'єктів;
• передача даних — здійснюється доставка необхідної інформації з різних носіїв інформації, наприклад, пошти, можливо кур'єром чи ін.;
• збереження інформації — ця процедура пов'язана з багаторазовістю, тривалістю використання умовно-постійної інформації в обробці, необхідністю накопичення інформації у зв'язку з розривом у часі її збору й обробки;
• обробка інформації — послідовність арифметичних і логічних операцій з одержання результативної інформації, наприклад, розрахунок відносних показників фінансової діяльності підприємства, установи, організації на основі первинних даних;
• передача результатної інформації — здійснюється передача інформації переважно у вигляді файлів;
• споживання результатної інформації — використання результатів обробки інформації для діяльності безпосередньо органів державного управління.

Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем, є потреби організацій та користувачів, а також наявність відповідних засобів для їх формування. Найсуттєвіше на розвиток інформаційних систем вплинули досягнення в галузі комп’ютерної техніки та телекомунікаційних мереж.
У більш широкому значенні термін «інформаційна система» використовується для позначення системи, завданням якої є продукування інформації, що необхідна для цілей управління. Ціль побудови інформаційних систем полягає в наданні підтримки в процесі прийняття рішень.

Причини, що спонукають організації впроваджувати інформаційні системи, з одного боку обумовлюються прагненням збільшити продуктивність повсякденних робіт чи усунути їх повторне проведення, а з іншого боку бажанням підвищити ефективність управління діяльністю організації за рахунок прийняття оптимальних та раціональних управлінських рішень. Перша причина доволі прозора і для її реалізації достатньо впроваджувати стандартизовані системи обробки інформації. Успішне функціонування організації у значній мірі залежить від вдалого керівництва, яке базується на обгрунтуванні перспективних концепцій розвитку згідно з своєчасною, достовірною та повною інформацією, яку може поставляти відповідна інформаційна система. Основне завдання інформаційної системи управління полягає у підпорядкуванні всіх внутрішніх процесів головним цілям організації. Для цього необхідно скоординувати процеси, пов’язані з діяльністю організації таким чином, щоб вони максимально забезпечували виконання поставлених задач в єдиному інформаційному полі. Тільки таким чином інформаційна озброєність організації починає безпосередньо впливати на ефективність її діяльності.

Використання ІС дозволяє менеджерам різних рівнів наступне:
- використовувати єдиний інформаційний простір;
- ширше застосовувати математичні методи в економіці;
- узгоджувати економічні процедури з рекомендаціями світової спільноти.
Інформаційні системи і технології дають можливість оптимізувати і раціоналізувати управлінські функції за рахунок застосування сучасних
засобів отримання, опрацювання та передавання інформації.
Комп’ютери і програмне забезпечення - це лише інструменти, але самостійно продукувати потрібну для організації інформацію вони не
можуть. Щоб свідомо використовувати сучасні інформаційні технології,потрібно передусім розуміти проблеми, для розв’язання яких вони були створені, знати їх архітектуру та організаційні процеси, що забезпечують їх функціонування. Менеджерам в умовах сьогодення необхідно поєднувати комп’ютерну грамотність з розумінням управлінських, організаційних та економічних процесів.

Iryna08

12.Мета створення управління інформаційними системами

[1]Концепція ІМ об’єднує наступні підходи: економічний, що розглядає питання залучення нової документованої інформації із урахуванням корисності та фінансових затрат; аналітичний, що базується на аналізі потреб користувачів щодо інформації та комунікації; організаційний, розглядає вплив інформаційних технологій на організаційні аспекти; системний, розглядає обробку інформації в організації, приділяючи особливу увагу оптимізації комунікаційних каналів, інформації, матеріальних коштів та інших витрат, методів роботи.
ІМ в організації виконує стратегічні, оперативні та адміністративні задачі. До стратегічних задач відносяться: створення інформаційної інфраструктури організації та управління інформаційними технологіями. Оперативні та адміністративні задачі мають більш вузький та підпорядкований характер.
Для розуміння сутності інформаційного менеджменту варто прийняти до уваги такі положення:
1. Інформація являється комплексною категорією. Тобто вона може бути:
- умовою і засобом для ділового спілкування,
- засобом передачі суспільству відомостей про організацію,
- джерелом відомостей про зовнішнє середовище,
- товаром.
2. Інформаційний менеджмент відбувається у межах конкретної організації.
3. Інформація являє собою самостійний фактор виробництва, що лежить в основі процесу прийняття управлінського рішення.
4. Інформаційний менеджмент має відношення не просто до інформації, а саме до інформаційної діяльності організації.
Враховуючи це, можна узагальнити: інформаційний менеджмент – управління діяльністю, пов’язаною із створенням та використанням інформації в інтересах організації.
Основною ціллю інформаційного менеджменту є забезпечення ефективного розвитку організації шляхом регулювання різних видів її інформаційної діяльності.
У зв’язку з цим перед ІМ постає ряд певних задач.
Головною задачею ІМ являється інформаційна підтримка основної діяльності організації. Задача ІМ, з цієї точки зору, полягає в інтегруванні створених співробітниками індивідуальних інформаційних елементів системи ( документи, справи, технології) на основі програми пошуку та на базі пропозицій через Інтернет і відповідного маркетингу використовуваних інформаційних ресурсів.
Наступна задача ІМ полягає у переробці різноманітного ’масового продукту’, що пропонується на інформаційному ринку, в інформацію, релевантну діям – перехід від зовнішніх знань у знання, релевантні внутрішнім рішенням.
Важливою задачею ІМ являється вибір раціональних форм комунікацій, техніки та інформаційних технологій, а також характеристик інформаційних ресурсів, необхідних для досягнення цілей організації.
Крім того, ІМ розв’язує задачі планування, керівництва, контролю та організації документного забезпечення управління організацією за певними цільовими критеріями для підтримки узгоджених організаційно-інформаційних дій членів організації.
ІМ стосується всіх функцій управління сучасної організації. Управлінський цикл містить чотири функції, - це планування, організація, мотивація та контроль.
Функція планування – це діяльність суб'єкта по визначенню темпів, пропорцій, розвитку об'єктів управління. Планування здійснюється в різних варіантах і являється основою існування організації, підприємства, фірми тощо. Найпоширеніші на сьогодні оперативне й стратегічне.
Оперативне планування відображає поточну діяльність організації.
Стратегічне пов'язане з перспективами.
Функція стратегічного планування здобуває в цей час особливе значення. Її специфіка: особливість самого стратегічного управління.
Стратегічне управління – це управління, що орієнтоване на забезпечення "виживання" організації та її ефективного розвитку в умовах динамічно мінливого зовнішнього середовища.
На відміну від оперативного управління, стратегічне має інші критерії ефективності, а саме: своєчасність і точність реагування організації на зміни зовнішнього середовища.
Стратегічне планування - процес, що включає ряд стадій. Скласти стратегічний план, тобто визначити ті дії, які організація повинна зробити для виконання стратегії.
Планування складається з таких поетапних стадій:
1) Визначення місії організації.
Місія – це чітко виражена причина існування організації, що підкреслює її відмінності від аналогів.
2) Визначення цілей організації.
Ціль – це очікуваний, кінцевий результат. Саме через цілі, місія одержує реалізацію.
3) Аналіз середовища
4) Аналіз стратегічних альтернатив.
5) Вибір стратегії.
6) Реалізація стратегії.
7) Стратегічний контроль.
Стратегічний контроль здійснюється протягом усього періоду реалізації стратегії. Він сприяє досягненню цілей стратегії.
Значення планування в цілому полягає в тому, що плани підвищують ступінь результативності діяльності організації.

[2]Ефективність діяльності управлінського апарату організації залежить від цілого ряду факторів:
• Забезпечення організаційною й обчислювальною технікою;
• Використання сучасних технологій;
• Розподіл посадових обов'язків у рамках управлінської ланки;
• Інформаційне забезпечення управлінської діяльності;
Інформація являє собою найважливіший організаційний ресурс. Вона входить у загальний комплекс ресурсів фірми, поряд з кадровими, фінансовими й т.д. Інформація має багато спільних рис із іншими ресурсами:
- Інформацію необхідно планувати з точки зору виявлення потреби в ній організації;
- Витрати на одержання й використання інформації можна оцінити з економічної точки зору й вони повинні входити в загальний баланс організації.
- Інформаційні потреби можуть і повинні бути співвіднесені з можливостями їхнього задоволення, як із внутрішніх, так і зовнішніх джерел.
При споживанні інформація не зникає, а змінює свою цінність.
Спеціаліст організації, працівник, керівник являються не просто користувачами, яким постачається інформація, а безпосередніми учасниками інформаційного процесу, найважливішою частиною ІМ.

Висновки
Використання інформаційних технологій для управління підприємством робить будь-яку компанію більш конкурентноздатної за рахунок підвищення її керованості й адаптованості до змін ринкової кон'юнктури. Подібна автоматизація дозволяє:
1. Підвищити ефективність управління компанією за рахунок забезпечення керівників і фахівців максимально повною, оперативною й достовірною інформацією на основі єдиного банку даних.
2. Поліпшити діловодство за допомогою оптимізації й стандартизації документообігу, автоматизації найбільш трудомістких його процедур.
3. Знизити витрати на ведення справ за рахунок автоматизації процесів обробки інформації, регламентації й спрощення доступу співробітників компанії до потрібної інформації. Змінити характер праці співробітників, рятуючи їх від виконання рутинної роботи й даючи можливість зосередитися на професійно важливих обов'язках.
4. Забезпечити надійний облік і контроль надходжень і витрати коштів на всіх рівнях управління.
5. Керівникам середньої й нижньої ланок аналізувати діяльність своїх підрозділів й оперативно готувити зведені й аналітичні звіти для керівництва й суміжних відділів.
6. Підвищити ефективність обміну даними між окремими підрозділами, філіями й центральним апаратом.
7. Гарантувати повну безпеку й цілісність даних на всіх етапах обробки інформації.

Список використаної літератури
1. Основи інформаційних систем : Навч. посіб./ Віктор Ситник, Тамара Писаревсь-ка, Ніна Єрьоміна та ін.; За ред. В.Ф.Ситника; М-во освіти України. Київський нац. еко-ном. ун-т. -К.: КНЕУ, 1997. -249 с.
2. Пінчук Н. Інформаційні системи і технології в маркетингу : Нав-чальний посібник/ Надія Пінчук, Георгій Галузинський, Наталія Орленко; М-во освіти і науки України, КНЕУ. -К.: КНЕУ, 2001. -294 с.