Інформаційні системи в менеджменті

Вплив інформаційних технологій та систем на управління підприємством величезний, оскільки прямо пов’язаний з підвищенням ефективності роботи як кожного менеджера окремо, так і компанії в цілому. Це прямо впливає на конкурентноздатність компанії на сьогоднішньому ринку. Використання комп'ютерних мереж, Інтернету та інтернет-технологій, програмні продукти наскрізної автоматизації всіх бізнесів-процесів підприємств сьогодні не просто питання лідерства і створення конкурентних переваг, але і виживання на ринку в найближчому майбутньому.
Інформаційно-технічна революція змінила характер і методи ведення бізнесу. Використання можливостей технічного обміну сьогодні дозволяє легше і швидше створювати і продавати пакети послуг споживачам, вирішувати задачі фінансово-операційного управління, маркетингового планування, підвищувати конкурентноздатність і кількість продажів.
Кожен день приносить нові та ще більш оптимістичні прогнози щодо ролі автоматизації інформаційних технологій управління операціями в підприємстві.
Інформаційні потреби — різновид нематеріальних потреб. Потреба в інформації, яка необхідна для вирішення конкретної задачі або досягнення якоїсь мети.
Сутнісний зміст терміну «інформаційна потреба» суб’єктів управління та його специфічність полягає в тому, що кожен із рівнів управління характеризується особистим набором функцій, основною із яких є контроль. Звідси виходить, що «інформаційне забезпечення» стосується кожної із функцій управління, які мають відношення до процесу формування управлінських рішень, і його неможливо усвідомлювати без визначення ступеня потреби в інформації.
Сутність інформаційних потреб менеджерів полягає в наступному:
– необхідність кожної особи мати інформацію для виконання певних дій з усунення розбіжностей між наявними (фактичними) і бажаними (прогнозованими) станами тих об’єктів, за якими здійснюють спостереження з метою забезпечення життєдіяльності підприємства. Такий стан називають потребою, яку відчуває особа досягнення рівноваги;
– формування на основі безумовного орієнтованого дослідницького рефлексу під впливом зовнішніх і внутрішніх факторів середовища потреби в знаннях у кожної особи;
– використання знань у процесі їх мотивованого споживання як інформаційних
ресурсів (знання у прагматичному аспекті), що можна назвати інформаційними потребами.
Безсумнівно, інформаційна діяльність є неможливою без інформаційного ресурсу, в цьому виявляється своєрідна інфраструктура інформаційної діяльності. У свою чергу, інформаційні ресурси, як інформаційні об’єкти являються собою сукупність одиниць інформації та їх слід розглядати як інформаційне відображення реально існуючих процесів, явищ, ресурсів, стосовно яких і приймаються управлінські рішення, з метою контролю якості яких і використовуються саме ці інформаційні ресурси.
Менеджери відповідальні за планування, організацію і контроль діяльності фірми. Специфічна інформація також використовується для мотивації, але характер її протилежний характеру використання загальної інформації. На операційному рівні бригадири і контролери одержують звіти і статистику про оперативні операції. Бригадири ставлять специфічні цілі для кожної зміни, використовуючи специфічну інформацію про роботу попередніх змін.
Розподільна інформація також використовується для планування. На операційному рівні, як правило, більшість розподільчих рішень уже були зроблені раніше. Стратегічні менеджери, які фокусують свою увагу на скеровуючих рішеннях, також приймають розподільчі рішення на своєму рівні у більшому ступені, ніж це робиться на операційному рівні, і в меншому - ніж на рівні підрозділів/одиниць.
Направляюча інформація використовується в найменшому ступені для планування на операційному рівні. Хоча можливості для прийняття скеровуючих рішень на цьому рівні обмежені, вони все-таки існують. Однак найбільш широко скеровуюча інформація використовується на стратегічному рівні.
Оскільки плани складаються, вони мають виконуватися, і це залежить від стимулюючої інформації. Здійснення угод і операцій вимагає стимулюючої інформації, а вона, у свою чергу, генерує нову інформацію, що ініціює подальше здійснення угод та іншу діяльність. Мета здійснення угод і операцій полягає в тому, щоб керувати специфічними даними, що можуть підтримати специфічну інформацію.
На операційному рівні стимулююча інформація породжується у величезних розмірах. Одне дослідження показало, що майстер стикається з більш ніж 500 окремими завданнями на день. На рівні підрозділів/одиниць інтенсивність надходження стимулюючої інформації знижується. У той час як стимулююча інформація для майстра надходить хвилина за хвилиною, то для заводського менеджера - лише щогодини. А до менеджерів стратегічного рівня стимулююча інформація доходить ще рідше.
Оскільки плани виконуються, то процеси повинні відстежуватися і, якщо це необхідно, корегуватися. Мета виняткової інформації полягає у тому, щоб дати імпульс коригуючій дії. Операції або угоди звичайно є джерелами даних, що дозволяють здобути виняткову інформацію, і вони генерують такі дані досить часто.
Виняткова інформація потрібна рідше на рівні підрозділів/одиниць. Якщо менеджер великого заводу одержує щомісячний бюджетний звіт, який повідомляє, що він вийшов за рамки бюджету, то він швидко простежує джерело проблеми і починає коригуючі дії. Через те, що менеджери на стратегічному рівні пов' язані з планами і діями, що потребують тривалого часу для їх завершення, винятку на цьому рівні трапляються рідше. Багато відхилень від плану не очікувані.
Використання контрольної інформації насамперед викликано необхідністю реагувати на несподівані проблеми. Ця інформація використовується найбільше часто на рівні підрозділів/одиниць. На операційному рівні вона застосовується не так часто і переважно у відповідь на виникаючі проблеми.
Оскільки менеджерам необхідно знати різні способи використання інформації в різних управлінських діях, вони повинні пам'ятати такі постулати:
1. Інформація є невід'ємною частиною в роботі менеджера.
2. Інформаційний менеджмент не можна делегувати. Делегування інформаційного менеджменту у відділ, що опрацьовує дані, є відходом від важливої частини менеджерських обов' язків. Це не говорить про те, що технічні аспекти управлінської інформаційної технології не можуть бути передоручені, але менеджери мають бути дуже активними в керуванні їх власною інформацією і необхідними даними.
3. Комп'ютерні системи обробляють тільки дані, а не інформацію. Менеджеру важливо здобути інформацію із даних. І комп' ютери можуть розглядатися лише як інструменти, що розширюють можливості менеджерів. Вони не замінюють їх, але можуть замінити клерків, а також "менеджерів", які виконують функції клерка.
4. Менеджери повинні думати про те, як вони використовують інформацію. Від цього залежить тип інформаційної системи, яка має бути впроваджена. Менеджери нижчого (оперативного) рівня частіше використовують специфічну, стимулюючу і виняткову інформацію, менеджери вищого рівня - контрольну, розподільну і направляючу більше, ніж стимулюючу й виняткову.
Однак, спектр впливу ІС менеджменту на діяльність підприємства значно ширша. Зокрема, використання ІС дозволяє менеджерам різних рівнівнаступне:
- використовувати єдиний інформаційний простір;
- ширше застосовувати математичні методи в економіці;
- узгоджувати економічні процедури з рекомендаціями світової спільноти.