Інформаційні системи в менеджменті

Ефективне управління сучасною організацією сьогодні є досить нетривіальним завданням, з огляду на різноманіття використовуваних ресурсів і високу швидкість зміни операційного оточення. Основними функціями управління є, як відомо, планування, організація, активізація, координація, контроль й аналіз, які здійснюються в багатомірному просторі різних областей діяльності підприємства. Сформовані управлінські рішення служать відправним моментом для конкретних виконавців. У зв'язку з тим, що автоматизація виконання посадових обов'язків й окремих доручень фактично стала останнім часом стандартом де-факто, особливу гостроту набуває проблема автоматизації безпосередніх управлінських функцій. Таким чином, найбільш істотною рисою комплексної інформаційної системи має стати розширення контуру автоматизації для одержання замкнутої, саморегулюючої системи, здатної гнучко й оперативно перебудовувати принципи свого функціонування.
Очевидно, що до складу КІС повинні ввійти засоби документаційного забезпечення управління, інформаційної підтримки предметних сфер, комунікаційне програмне забезпечення, засоби організації колективної роботи співробітників й інші допоміжні (технологічні) продукти. Очевидно, що характерною особливістю КІС є інтеграція великої кількості програмних продуктів. Подібна широкопрофільна система має максимально рівноправно та толерантно задовольнити всі підрозділи організації, по можливості зберегти існуючі бізнес-процеси, а також методи й структуру управління. Зрозуміло, що без залучення автоматизації практично не можна контролювати постійно мінливі бізнес-процеси.
Зараз великі інтегровані ІС представлені корпоративними ІС. Корпоративна інформаційна система — це ІС, яка підтримує автоматизацію функцій управління в організації (в корпорації) і надає інформацію для прийняття управлінських рішень. У ній реалізується управлінська ідеологія, яка об'єднує бізнес-стратегію підприємства і прогресивні інформаційні технології. Сучасним корпоративним ІС притаманні такі відмінні характеристики:
I. Масштабність - одна із важливих характеристик, що враховує масштаби діяльності корпорації. Вона повинна функціонувати на масштабній програмно-апаратній платформі (сервери, операційні системи, системи комунікації, СУБД), що потребує значних зусиль спеціалістів з проектування й впровадження. Оскільки варіантів конфігурації базового устаткування і програмного забезпечення може бути багато, то КІС має бути багатоплатформною.
II. Багатоплатформність проявляється в тому, що прикладна програма може працювати на кількох платформах. При цьому забезпечуються однакові інтерфейс і логіка роботи на всіх платформах (тобто, подібність схем екрана, елементів меню і діалогової інформації, що надається користувачеві різними платформами; інтегрованість з користувацьким операційним середовищем; однакова поведінка на різних платформах; узгоджена підтримка незалежно від платформи тощо). Реалізувати прикладну програму одночасно в кількох середовищах нелегко. Тому з'явилися інтегровані програмні середовища розробки (frameworks), які значно полегшують перенесення прикладних програм між різними середовищами. До них належать Windows Open System (WOSA); Win 32, загальне відкрите програмне середовище UNIX COSE Арр Ware Foundation та інші.
III. Неоднорідність обчислювального середовища проявляється можливістю одночасної роботи в мережах, до яких входять комп'ютери, що працюють під управлінням різних операційних систем або побудовані на різних обчислювальних платформах. При цьому забезпечується взаємодія всіх використовуваних робочих обчислювальних платформ і операційних систем.
IV. Розподілені обчислення - це один із видів роботи в клієнт-серверній архітектурі, коли вхідні дані чи запити з клієнтських машин розподіляються поміж кількома серверами, що збільшує пропускну здатність для користувача і дає можливість багатозадачної роботи. Це сприяє максимальному використанню обчислювальних ресурсів, зниженню витрат і підвищенню ефективності системи.
V. Можливість роботи в архітектурі Internet/Intranet – стало невід'ємною складовою частиною вимог до корпоративних ІС. КІС надає користувачеві можливість вирішення таких глобальних задач:
• зробити прозорим для керівництва корпорацією використання вкладених бізнес-капіталів;
• надати повну інформацію для економічної доцільності стратегічного планування;
• професійно управляти витратами, наочно і своєчасно показувати, як мінімізувати витрати;
• реалізувати оперативне управління підприємством згідно вибраних ключових показників (собівартість продукції, структура витрат, рівень прибутковості тощо);
• забезпечити гарантовану прибутковість підприємства за рахунок оптимізації і прискорення ряду процесів (строків виконання нових замовлень, перерозподілу ресурсів тощо).
Повноцінна КІС повинна забезпечити інформаційну прозорість організації, формувати єдиний інформаційний простір, який об'єднує інформаційні потоки, що йдуть від виробництва до нього, з даними фінансово-господарських служб і видавати необхідні повідомлення для всіх рівнів управління підприємства. Отже, корпоративна інформаційна система – це цілісний програмно-апаратний комплекс, що дозволяє задовольнити як поточні, так і стратегічні потреби підприємства в опрацюванні даних.
Можна виділити чотири чинники цілісності цього комплексу:
• концептуальна узгодженість бізнес-процесів, для автоматизації яких створюється ІС, що зберігається на всьому протязі її життєвого циклу;
• технологічна цілісність, яка проявляється в застосуванні погодженого набору промислових інформаційних технологій для управління інформаційними ресурсами підприємства;
• відповідність функціональності робочих місць співробітників їхнім посадовим обов’язкам;
• єдиний регламент обслуговування й експлуатації всіх компонентів ІС, розроблений при її створенні.
Поєднання цих властивостей принципово відрізняє ІС від сукупності систем з подібним набором функцій і дозволяє розв’язувати комплекс проблем, непереборних при безсистемній автоматизації бізнесу.
В даний час виділяють такі види КІС: управляння ресурсами підприємств (ERP); управління взаєминами з замовниками (CRM); управління ланцюгом постачань (SCM) і ряд інших, що з'явилися останнім часом (наприклад, системи електронної комерції і системи управління майном підприємств EAM (Enterprіse asset management
Значно автоматизувати різноманітні процедури, пов’язані з оформленням документів дозволяють системи управління робочими потоками (work-flow). Ці системи розраховані на забезпечення руху деяких об’єктів за заздалегідь визначеними маршрутами (так звана “жорстка маршрутизація”) окрім того в системах work-flow передбачається й довільна маршрутизація, коли маршрут руху документу призначає керівник (“розписує” документ до виконання). Ці технології активно використовуються в державних структура
управління, в офісах великих фірм, які відрізняються розвиненою ієрархією, мають певні правила і процедури руху документів.
В залежності від задач конкретної організації, можуть використовуватися як вузько спеціалізовані (автоматизація якоїсь однієї функції або обмеженого аспекту управлінської діяльності) так і універсальні корпоративні системи.
Нижче коротко розглянуті корпоративні системи, які є найбільш популярними на вітчизняному ринку.

LanDocs.

Система LanDocs призначена для автоматизації процесів управління документами, документообігом і діловодством на підприємствах і в організаціях різного профілю і масштабу. Система LanDocs реалізована як адаптивна CASE-модель електронного офісного документообігу і діловодства. Настроювання системи на конкретні умови експлуатації здійснюються модифікацією параметрів CASE-моделей без зміни програмного коду. Поставляється в двох варіантах: як закінчена система (програмне забезпечення, документація, навчання користувачів) чи як відкритий до розвитку варіант (базовий набір CASE-моделей, спеціалізована бібліотека діалогових елементів, CASE-технологія адаптації і підтримки, навчання користувачів, розроблювачів і фахівців групи підтримки).

Staffware.

Концепція системи Stаffwаrе передбачає рух документа по визначеним для нього маршрутам. Самі маршрути описуються за допомогою бізнес-функцій. Бізнес-функція складається з кроків, для кожного з яких задаються мета, вихідні дані і порядок дій користувача. Кроки бувають нормальними, автоматичними і подіями. Нормальні кроки визначають організацію взаємодії з користувачем через екранні форми. Автоматичні кроки застосовуються для автоматизації деяких видів діяльності, наприклад виклику потрібного додатка, зміни бази даних. Подія керує ходом виконання (розгалуженням) бізнес-функції. За допомогою механізмів очікування і нагадування забезпечується синхронізація нормальних кроків.

Loturs Notes.

Продукт Lotus Notes фірми Lotus Development Corporation являє собою засіб проектування систем підтримки групової роботи і може розглядатися як стандарт у цій області.
Середовище Lotus Notes і додатки, створені на його основі, задовольняють основним вимогам до єдиної системи управління документообігом великих організацій і мають наступні функціональні можливості:

1. Облікова обробка усіх видів документів. У базах даних Notes можна зберігати інформацію практично будь-якого типу й організовувати внутрішніми засобами облік і контроль за проходженням документів. Система Lotus Notes забезпечує побудову різних форм для реєстрації документів, що включають у себе як формальні реквізити, так і сам зміст документів. При необхідності власне зміст документа може зберігатися в окремій базі даних, у тому числі як образ сканованого паперового документа.


2. Унікальність номера. У системі мається можливість присвоювання документам унікальних номерів, у тому числі й у розподіленій обчислювальній мережі.

3. Узгодженість з іншими підсистемами. Система Notes, поряд із засобами її розширення, забезпечує можливість інтеграції з іншими інформаційними підсистемами, зокрема поштовими, а також із системами, що працюють з реляційними базами даних. Підтримується доступ на рівні ODBC.

4. Розподілений документообіг. Notes являє собою систему, що масштабується в широких межах, від окремо узятого ПК до систем з десятками серверів, до кожного з яких можуть бути підключені до декількох сотень користувачів. На кожному сервері можуть розміщатися кілька баз даних. Необхідна інформація розподіляється між цими базами, а інформація, необхідна для всіх користувачів, періодично синхронізується.

5. Обмеження доступу. Захист даних реалізується на всіх рівнях: сервер, база даних, форма, документ, секція документа й окреме поле. При встановленні сеансу зв'язку обов'язково здійснюється аутентифікація користувача. Підтримується електронний підпис і шифрування даних.

Починаючи з 4 версії система Lotus Notes включає Web Navigator для безпосереднього доступу до інформації в мережі Internet / WWW.